Сьогодні власники українського бізнесу можуть перебувати в абсолютно різних місцях.
Хтось залишився на своєму підприємстві й робить усе, щоб залишитися на плаву, зберегти якомога більше працівників і продовжувати працювати.
Хтось захищає країну у формі та залишив надійного заступника замість себе.
Хтось тимчасово змінив профіль діяльності та допомагає Україні на волонтерському фронті.
Але всі підприємці в Україні мають дещо спільне: коли ми переможемо, їм доведеться повернутися до своїх компаній. І разом з рутиною до власників бізнесу відновиться інтерес органів влади. Ваше завдання зараз — залишити якнайменше приводів для них забрати ваші кошти та зупинити вашу роботу.
Який мінімальний перелік дій потрібно для цього зробити — розповів Максим Курочко, керуючий партнер MK Legal Service.
1. Розберіться з кадрами
Зафіксуйте статус усіх працівників, які не працюють на ваш бізнес: захищають Україну на фронті, тимчасово переїхали, перебувають у відпустці, не працюють через хворобу, звільнилися.
На кожного робітника у вас має бути документ для кадрового обліку з датою, коли його відносини з вами змінилися.
Відсутність таких паперів дасть змогу Держпраці накласти штраф щодо кожного працівника, з яким ви не вирішили всі питання.
2. Домовтеся з контрагентами
Зв'яжіться з усіма, кому ви винні гроші, хто повинен заплатити вам і кому ви мали поставити товар. Встановіть умови, коли для обох сторін буде зручно та прийнятно виконати ваші зобов'язання за договорами. Якщо ви маєте ресурси та можливість закрити це питання — краще зробити це зараз.
Якщо ні — домовтеся, коли ви повернетеся до нього або розірвіть договір, якщо така можливість малоймовірна. Головне — обов'язково зафіксуйте все в письмовому вигляді або хоча б у вигляді листування через email. Такі зміни можна (і потрібно) оформити як додаткову угоду до вашого договору. Це буде вашим аргументом, якщо раптом інша сторона буде вимагати у вас щось інше, попри ваші домовленості.
3. Приведіть у порядок бухгалтерію
За ці 3 місяці влада прийняла чимало змін у податковій сфері, про деякі з яких ви могли навіть не знати. Тим часом ви могли продовжувати відвантажувати чи приймати товари, оформлюючи цей процес нашвидкуруч, або збирати кошти на гуманітарну допомогу без благодійного чи волонтерського статусу. Якщо зараз у вас немає бухгалтера, ви можете не надавати цьому важливого значення.
Однак після війни, з візитом податкової, кожна операція, оформлена з порушеннями, може перетворитися на донарахування, а отже, втрату надважливих обігових коштів на етапі відбудови нашої економіки.
Зверніться до зовнішніх податкових радників, які перевірять поточний стан вашого бухобліку, розроблять необхідні шаблони документів, роз'яснять усі податкові новели та допоможуть не потрапити в пастку податківців.
4. Перенесіть документообіг у хмару
.
Якщо ви ще не працюєте з хмарними сервісами, зараз саме час для цього. Працівники переїжджають до інших регіонів чи навіть країн — і їм потрібен дистанційний доступ до бази договорів і звітності. Або ж ваш архів може пошкодити ворожий снаряд чи випадкова пожежа в сусідній будівлі — і ви втратите оригінали документів.
Якщо ж ви перейдете на хмарний документообіг, ваша документація буде захищена, доступна для роботи з будь-якої точки та не дасть приводів контролюючим органам пред'явити претензії про відсутність певних паперів.
Ці 4 питання — далеко не всі підводні камені, які можуть чатувати на вас зараз. Але якщо ви вирішите їх, вам точно буде простіше вести бізнес і впевненіше почувати себе в ці часи невизначеності.